ADMINISTRACION DEL TRANSPORTE [LA GESTION EN LAS PyMES (ii)]

My kingdom for a horse

LA GESTION EN LAS PyMES (II)

[LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA]

ASUNTOS RELATIVOS A LA ADMINISTRACION DEL TRANSPORTE O VEHICULOS

(Primera entrega)

Sí vuestra empresa se dedica a brindar transporte de personas, ya sea en la rama turística, transporte colectivo de pasajeros, etc. o bien para transportar productos perecederos y no perecederos de cualquier índole, estaremos de acuerdo que los costos de esta actividad y su apropiada administración inciden en la estrategia para la supervivencia o para generar utilidades a la entidad. El equipo o maquinaria con la cual cubro esta importante actividad es clave, vital en la gestión..

El transporte de humanos es una actividad principal de ingresos para algunas Pymes y sí fuese que los vehículos los utilizan como actividad complementaria o de apoyo de otras actividades o procesos, siempre en ambos casos estamos refiriéndonos a un punto que puede significar fortalezas, debilidades o riesgos de no administrarla con la conciencia debida. Y este asunto se refiere tanto para  aquel que posee un sólo vehículo de transporte o aquel negocio u organización poseedora de flotas de vehículos y cuya administración se hace por bloques, lotes o segmentos.

Hablar de logística de transporte implica otros subtemas o actividades, todas relacionadas con el tema de la “calidad”; para que un bien o servicio sea entregado a quién lo ha comprado o comprara, intervienen tres funciones especializadas:

     1.     Gestión básica de la actividad de transporte

     2.     El diseño de la ruta

     3.     La gestión de la calidad.

El enfoque de la calidad respecto de este tema, tiene dos canales, el del propietario y el de los clientes.

La calidad para el propietario relaciona el costo/beneficio de la actividad, y en este punto, con la duración de los bienes a fin de prolongar su uso acorde a lo que su especificación técnica determina o por buen mantenimiento del equipo hasta el tiempo en que las piezas o partes de repuesto puedan ser conseguidas en el mercado a un precio razonable y/o  darle baja por su obsolescencia. La calidad es un enfoque más integral, amplio e intenso que será abordado en la tercera entrega de este articulo en fechas venideras.

Para el cliente que requiere transporte de personal, visitantes extranjeros, etc. está relacionado con lo confortable del vehículo y otros aspectos, que la maquina los lleve o los traiga sin falla alguna y en el tiempo que se requiere. En transportes de ruta de distribución se relaciona con la oportunidad de entrega de los bienes en su destino sin averías o daños, preservados adecuadamente, en el tiempo que se necesitan y con las especificaciones del producto pactadas al momento de gestar la venta.

1. Gestión básica de la actividad de transporte

Díganme cuantos mantenimientos correctivos un vehículo ha recibido cada periodo de tiempo y te diré cuantos mantenimientos preventivos han dejado de efectuar.

Generalmente las PyMES no pueden contar con su propio taller de mantenimiento de los vehículos, a no ser, qué su negocio principal sea el transporte de pasajeros poseyendo, digamos, unas 15 unidades o más, entonces la gestión del taller se transforma en una logística principal separada de este contexto que estamos abordando y que requiere una administración más integral ya que hablamos de manejo de inventarios [por lubricantes, por los repuestos y llantas (gomas), por el combustible, etc.], distribución de carga laboral de los mecánicos y auxiliares, y un sistema de valorización o asignación de costes para determinar la inversión de costos de operación del taller en relación a las unidades que le dan mantenimiento en un periodo determinado. Igual situación enfrentaría una mediana empresa que sea distribuidora de productos y que posea varias unidades vehiculares para la distribución de los bienes y servicios.

Cuando los vehículos son enviados a un taller de servicio para su reparación o mantenimiento,  implica y sucede qué en los talleres calificados de marcas reconocidas, cuando nos corresponde pagar la factura de mantenimiento esta detalla muchas labores a las que fue sometido el vehículo pero no nos garantiza que las piezas cambiadas realmente lo fueron y no hay seguridad de que se trataba de piezas nuevas, que el trabajo facturado se realizo y además de que cobran hasta el ajustar un simple tornillo. En contrapunto si podemos invertir en tener nuestro propio taller, es probable que nuestros costos de reparación disminuyan, pero se enfrenta a un mundo que requiere mucha atención, que va desde la logística de conseguir los repuestos en el mercado, gestionar el recurso humano y demás situaciones que causa esta gestión; en lo personal prefiero enviar a un taller los vehículos de la empresa y subcontratar un mecánico de confianza, como auditor, que valide lo que el taller de servicio ha realizado, así evito cargar la organización del negocio con más problemas que los que necesito para focalizar mis esfuerzos en asuntos de mayor valor.

Hay ahorros en costos que son engañosos, ya que “ahorran” o bajan supuestamente los costos de mantenimiento, pero cargan de costos a otras actividades del negocio, por lo que medir la rentabilidad solamente bajo criterio contable muchas veces no funciona y muchos académicos se van por este criterio alterando el clima de la organización debido a que el análisis es aislado del entorno que rodea esta actividad enquistando en la empresa un dolor de cabeza más para el administrador.

En la prevención, llámese medidas para disminuir costos, existen dos tipos de acciones:

     a.     Las revisiones diarias o chequeos permanentes. 

     b.     Los mantenimientos preventivos.

     c.      Mantenimientos correctivos.

     d.     Entreno constante a motoristas o choferes.

a. Las revisiones diarias o chequeos permanentes.

Las revisiones diarias de los vehículos, o cada dos días u otro periodo, pero siempre cortos dependiendo el desgate diario a que está sometida la maquina, tratan de descubrir pequeñas fallas que pueden corregirse sin necesidad de enviar al taller y son la antesala de los mantenimientos preventivos. Esto es rutinario, y estandarizados debiera ser la primera actividad antes de echar a andar un vehículo al inicio del día. Entre estas actividades tenemos:

·     Revisar presión de aire en las llantas.

·     Luces, todas, estén funcionando perfectamente.

·     Nivel de aceite, color del aceite,  y agua.

·     Espejos retrovisores en buenas condiciones.

·     En caso de vehículos refrigerados, que el sistema funcione.

·     Funcionamiento de frenos.

·     Cinturones de seguridad sin daños.

·     Testear la batería.

·     Revisar la presión de aire y condiciones de la  llanta de repuesto. 

·     Existencia de llave para cambio de llantas, gato hidráulico y demás.

·     Revisión de la limpieza de la cabina o área de pasajeros.

·   Anotación del kilometraje o millas acumuladas a la fecha (esto es importante y necesaria para control estadísticode rendimientos)

·     Etc. etc.

En internet circulan buenas listas de chequeo [checking list] que puede adaptarse a las necesidades de cada empresa.

Es importante llevar una bitácora diaria que se almacena o guarda en la guantera del vehículo, así cuando se presenta cualquier ruido sospechoso el motorista o chofer debiera anotarlo en algún espacio destinado para ello y cuando se efectué la revisión diaria el mismo día o el siguiente profundizar más en el asunto. Todo sonido o sospechas de que algo anda mal debiera ser reportado al administrador del transporte o en su defecto al dueño del negocio para que sepa a qué atenerse. La bitácora ayuda para la curva de la experiencia en la administración.

Es terrible que una unidad de transporte quede varada en medio del servicio que se le presta al cliente o en la entrega del bien, además de la imagen de irresponsabilidad que genera para con el cliente, a riesgo de perderlo, los costos de operación se incrementan.

Hay descuidos leves que pueden ocasionar costes acumulados, cada vehículo ha sido fabricado en todas sus piezas con sus especificaciones ad-hoc, asuntos tales como cambiar el tamaño de las llantas además de posibilidad de ocasionar un accidente de tránsito, incide en aumento del costo del combustible consumido, perdida de alineado y balanceo ocasionando esto daños a piezas del motor y demás repuestos.

Llantas con presiones de aire por debajo o por arriba de la especificación del fabricante del vehículo también incide en gastos mayores de combustible y otros efectos derivados de esta causa. Luces en mal estado pueden ser causa de una multa de transito, que al final es un “costo bobo” porque pudo haberse evitado haciendo lo correcto en el momento correcto.

La revisión diaria de rutina debe ser “parte de” y no un asunto “de vez en cuando”, ningún vehículo debiera iniciar su actividad del día sin una hoja de revisión.

b. Los mantenimientos preventivos.

El más importante es el cuido del cambio de aceite a su debido tiempo, los filtros y todos los aceites que deba efectuarse el cambio. Por ahorrarse un par dólares podría quemarse un motor; los cambios de aceite de ser posible hacerlos un poco antes de lo prescrito especialmente si el vehículo no es modelo reciente y tenga varios miles de millas acumuladas.

Los afinados menores deben estar programados en alguna especie de grafico de Gantt o una línea de tiempo grafica que permita saber en qué fechas los vehículos no estarán disponibles, esto del conocimiento de todos los interesados, desde la dirección de la empresa, vendedores, etc. para saber administrar la logística de operaciones en esas fechas especiales.

En nuestra experiencia profesional acostumbramos incluir dentro del área del mantenimiento preventivo la administración de los combustibles, ya que por el alto precio y su inestabilidad, y el volumen de dinero que se mueve a diario al reponer o llenar los tanques de gasolina de los vehículos, permiten que ocurran en algunos ambientes con un débil sistema de control, irregularidades en su administración o desperdicio por el diseño de las malas rutas o por los descuidos en coordinación del departamento de ventas y el departamento de despacho de productos. Cuando un vehículo sale en ruta no debiera regresar porque olvidaron algo, la coordinación entre ventas-bodega/despacho de productos-administración de transporte es vital para evitar incrementar los costos de distribución.

El llenado de combustible en un vehículo es comparable a un corte de caja, en la hoja de revisión diaria se anota el kilometraje o millas acumuladas al momento, y con estos cortes de kilometrajes nos sirven para comparar los kilómetros acumulados en un periodo, un mes, una semana, un día, etc., el encargado de transporte debe actualizar a diario el control de kilómetros y combustible por vehículo. Con estos datos estadísticos se pueden inferir en el análisis desde desperdicio de combustible, hasta detectar fallas en motores por alto consumo de combustible, y en caso extremo robo.

La mayoría de empresas poseen crédito abierto en las gasolineras, funcionan con vales que son autorizados como si fuese un cheque o un quedan para el proveedor; esto es de alto riesgo. Alguien, diferente al jefe o coordinador de transporte y el motorista, debiera antes de autorizar un vale de combustible, el nivel que señala el marcador de combustible en el vehículo, autorizar vales solamente por lo que le cuentan corre riesgo de que si autoriza 3 cuartos, solo le depositen dos y el otro es repartido entre el empleado de la gasolinera y el motorista que ha llevado el vehículo a la gasolinera. De ser posible es mejor trabajar con tanques llenos al inicio de la jornada, así los cortes de combustible se controlan mejor. De ser posible, alguien debiera estar auditando que realmente el combustible autorizado fue el que ha ingresado al tanque del vehículo.

Todo control tiene que reunir una cualidad, que el beneficio que se espera obtener de su implementación es mayor que el costo de su implementación, así que la auditoria de combustibles tiene que encajar en esta premisa.

La clave u objetivo de la administración del transporte en la organización es que las unidades de transporte estén disponibles cuando se requieran y en condiciones optimas de funcionamiento, la prevención sobre la corrección.

Cuando se adquiere una maquina del transporte sabemos que a pesar de ser un activo fijo, su desgaste es grande, la contabilidad establece la depreciación periódica a través de ciertos métodos, en este país el de línea recta es el aprobado por el sistema tributario, pero eso es un concepto contable que me es útil para amortizar pagos de impuestos por dicha depreciación como gasto. Como administradores nos interesa todo, todo lo que pueda afectar la generación de beneficios presentes y futuros, así es que muy pocas empresas cuando adquieren un vehículo nuevo o de segundo uso, establecen un plan de reposición del bien, sabemos que vehículos de modelos recientes en teoría requieren menos mantenimientos correctivos que un vehículo con más años y millas acumuladas, entonces existe una relación directa entre años de uso y costos de mantenimiento correctivo; existen métodos técnicos para ligar la vida de un vehículo a las libras, toneladas que podrán ser distribuidas por un vehículo a largo de su vida útil, de ahí que en el precio de los bienes y servicios se considera un pequeño porcentaje para reponer los vehículos en el futuro y se crea una especie de fondo con estos dineros (administración financiera) que ganan rendimientos en tanto se acumulan para comprar el otro vehículo, o en otro caso estar preparados para obtener los financiamientos necesarios para reponer los vehículos, esto lo que se acostumbra en la mayoría de empresas, y de paso hacen uso de los llamados escudos fiscales, por la depreciación y por los intereses pagados por el financiamiento recibido, este es un asunto de análisis de “costos de oportunidad”. Existen también los arrendamientos o leasing financieros que se consideran en este tipo de análisis.

Lo que debe estar en la mente del administrador y escrito dentro del plan estratégico, es la consideración de la reposición de los vehículos, ¿Por qué? Digamos que no existe la creación de un fondo para reponer vehículos entonces se tiene pensado recurrir al crédito bancario o de la agencia distribuidora de vehículos, entonces hay que administrar los pasivos en general de tal manera que la calificación bancaria o de deudor siempre este limpia para que no existan trabas al momento de iniciar el trámite del crédito y el atraso en obtener un crédito no influya en la logística de operaciones y al final en detrimento de los rendimientos del negocio.

c. Mantenimientos correctivos

Todo mantenimiento correctivo no debe ser tomado a la ligera, la gerencia debe analizar los porqué sucedió tal o cual daño al vehículo.

Es posible que la maquina ya está agotada y un cambio de sus partes principales es tan costoso como adquirir una nueva unidad, esta es una razón para estar atentos. El historial de los costos de mantenimiento del vehículo es importante para tener parámetros de evaluación, el sistema de información contable debiera estar diseñado para el “libro auxiliar” provea información individual de las reparaciones y mantenimiento por cada vehículo, de manera singular, no llevar una sola cuenta de “mantenimiento y reparaciones de vehículos”, como gerente me interesa el dato estratégico pero también en casos como estos el nivel de detalle.

Es necesario entender que el motorista o chofer no tuvo nada que ver en el asunto, ya que es posible que el entreno, si es que lo hay, no es el adecuado o la persona no pone su empeño en hacer bien el trabajo, en ambas situaciones la gerencia debe actuar como coaching o asesor, todo error de un trabajador es error del gerente general, no echar culpas al empleado, incluso hasta el empleado que ha cometido hurto, es culpa de empleado pero más del gerente por no establecer un sistema de control interno apropiado.

En los mantenimientos correctivos , ya lo mencionamos en un párrafo anterior, en caso que la empresa no posea su propio taller, siempre es bueno tener un mecánico independiente que se cerciore que todo lo que dice la factura de cobro ha sido efectuado y sirva de una especie de aval de qué los daños fueron corregidos apropiadamente.

d. Entreno constante a motoristas, choferes y ayudantes.

¿Conocen las leyes de tránsito los encargados de conducir vehículos?

¿Saben manipular apropiadamente los bienes que son transportados en los camiones?

¿Tienen a la mano los teléfonos de emergencia de cruz roja, bomberos, etc.? Esto en caso de transportar pasajeros ¿Saben primeros auxilios básicos los conductores?

¿Saben qué hacer en caso de una emergencia de la índole que sea?

Este tema se mencionara en el número tres de esta entrega el cual abordaremos en el próximo artículo, la gestión de la calidad, pero es parte del tema de la prevención.

Multas por descuidos en el manejo, accidentes leves de transito por descuido, fumar en el vehículo, perdida de alineado constantes por pasar inapropiadamente sobre baches, ruptura de tijeras, amortiguadores, cigüeñales, etc. por manejo irresponsable y a velocidad sobre terrenos difíciles, etc.

La capacidad del conductor para administrar un vehículo que tiene asignado no es suficiente, también el conocimiento del buen manejo, de mecánica básica, el conocimiento de las leyes de tránsito y la conciencia de que manejar un vehículo es manejar la propia vida y la de los que se cruzan por su camino.

Debe diseñarse un programa de entreno y evaluación de conductores, el hecho de tener licencia de conducir no garantiza que sea buen conductor y la responsabilidad es alta, además de que son generadores o ahorradores de costos.

Si tienes un seguro para pago de accidentes, que bien, pero es un costo y la prima se eleva conforme los accidentes que ocurren, los seguros digamos que son necesarios per es más necesaria la capacidad del que conduce de conocer y estar concentrado en lo que hace.

La gestión del transporte de personas es especialmente sensible a la capacidad de los conductores con respecto al buen servicio al cliente.

Todos los conceptos tratados en este artículo son aplicación para empresas agrícolas, comerciales, industriales, financieras, etc.

Hasta aquí esta primera entrega de este importante tema en PyMES y hay mucho más que hablar sobre la gestión básica del transporte, posiblemente algunos administradores que lean este articulo conocen mejor que nosotros este gran mundo del mantenimiento y administración del transporte, el interés particular es compartir lo que hemos aprendido en la teoría y práctica y despertar el interés en los que les corresponde lidiar con esta área.

Nota. Este material ha sido preparado por empreaayevangelio.blogspot.com como un aporte a las PyMES en general, su reproducción es autorizada siempre y cuando se mencione la fuente o se haga referencia en links a la misma. Gracias por compartir.