¿CONCILIACIONES BANCARIAS?
Vivir en esta época moderna no es del todo mal, la tecnología nos
ha permitido facilitar la vida, y con ello algunos gozan del ocio que da el
tiempo extra que se tiene al reducir los pasos para completar algunas
transacciones o algunos son/somos más esclavos de la gestión, ya que la
conectividad permite que la esclavitud ejecutiva invada también la intimidad de
la vida privada y la raya del tiempo que
se dividía al cerrar la puerta de la oficina y dirigirse a casa a descansar un
momento, ahora ya se disipo, así como casi ha desaparecido el “liquid paper”,
con las aplicaciones y con los datos en la
“nube” se tiene acceso a
la información a cualquier hora del día y los informes o reportes que requieren
los acelerados negocios modernos no le dan tregua al ejecutivo; como director
de empresas (sin derecho a bono anual) ya nos ha correspondido tomar una vacación
anual luego de cinco años de trabajo y cuando estamos en vacaciones estamos
trabajando porque a los más altos ejecutivos lo que les interesa es el
resultado y no preguntan si hay “derechos
laborales” que respetar, y aunque estemos
lejos de nuestro país, digamos por ejemplo en España, la operación se ejecuta
en El Salvador, las bases de datos están en Los Ángeles, EE.UU, los pagos de
sueldos de los trabajadores se procesan en Qatar, los pagos a proveedores en México, etc., etc.,
entonces la facilidad de acceso a datos es una especie de eslabón de una cadena
que nos hace necesarios en ese momento, cuando ya cumplimos lo que nos
solicitaban que cumplir, pues perdemos valor, y el valor agregado, nuestro
plus, queda guardado para la próxima vez en que
debamos defender, digamos, perdón la expresión, el pellejo.
¿Qué porque permitía eso, que abusaran de mis derechos? Sí, pues
hay muchos en esa situación que no me preguntarían eso sino mas bien se identificarían
con la situación y con la necesidad de cubrir los pagos a deudas y gastos de
vida en esta era moderna, pero sobre todo esa posición laboral me la había dado
Él Señor y no me quejo, era un privilegio servirle desde esa posición que requería
un promedio de diez horas diarias de trabajo, solo pongo el ejemplo para
mencionar lo que ya sabemos, que el mundo es diferente cada día. (los contratos
de trabajo en esta era moderna es un tema que debemos tratar en un futuro
cercano, ya que la mayoría de contratos de trabajo son en formatos ya
preestablecidos que los venden en las librerías por centavos y como la
necesidad de encontrar un trabajo es tanta que al encontrar un empleo no
pensamos en establecer nuestros derechos sino que la parte emotiva nos obliga a
aceptar las condiciones que nos imponen, total allá afuera en el mercado
laboral hay donde escoger candidatos para la posición que aspiramos por tanto
desempleo que existe y no queda normado en el “contrato de trabajo” ni siquiera el tiempo de descanso o las horas en que existirá
obligación de contestar llamadas corporativas en tiempo no laboral).
Allá en el principio de los años noventa, cuando el término “reingeniería” era incipiente, y las computadoras nada más eran unos
procesadores de datos, debido a que la comunicación a través de la red era aún una
especie de cuento del futuro, la toma de decisiones
era más pausada, había más tiempo para pensar en las opciones, de manejar mejor
los escenarios y el decidir entre el buen escenario,
el excelente, el regular y el malo era un asunto de días, igual recopilar información
para sustentar nuestros criterios de análisis también era cosa de días, todo
iba paralelo.
Ahora lo inmediato de las comunicaciones ha hecho que la gestión
de empresas también se vuelva un tanto vertiginosa, no obstante, y no obstante,
en la toma de decisiones de los negocios, no es conveniente que
algunas situaciones se dejen llevar por la toma de decisiones a prisa por lo pronto que se necesita; hay situaciones de
estrategia que si merecen correr, acelerar la toma de decisiones-[esto no me
gusta, hay/habemos ejecutivos que el poder que tienen y la presión con la que
se enfrentan hace que la adrenalina les nuble el pensamiento (ya que al estar
bajo estrés, el hígado, el estomago y otras vísceras necesitan más sangre y esa
sangre se la roban al cerebro y al no tener suficiente sangre todo va más
lentamente, el cerebro pierde esa capacidad de pensar y ya ven)]-, pero la
mejor decisión que se toma es la que podemos escribir, aunque sea un par de
ideas o si la situación lo permite ideas bien sustentadas con datos y cálculos, y basados en lo que esperamos al tomar
la decisión; si no funciona, y como lo tenemos escrito tendremos la oportunidad
de corregir el mapa y mejorar la toma de decisiones, no perdemos la experiencia por no tener el habito de escribir
sobre lo que tomamos decisiones, en la administración de proyectos esto es una
premisa básica, y cada toma de decisiones en los negocios es realmente un
proyecto, sea de la dimensión que sea.
Preparado el preámbulo, me refiero al título de este artículo, no,
aquí no enseñaremos a preparar conciliaciones bancarias, si desea que le
asesoremos en esto, pues lo haré con gusto, solamente escríbanos al correo de
este blog y no se preocupe de honorarios que eso no es lo que interesa, lo que
interesa que sí es usted gerente, dueño, empresario, o una persona en puestos
de toma de decisiones es necesario que sepa de lo que estoy hablando, igual si
usted es alguien interesado en el tema, con gusto puedo asesorarlo e indicarle el
porqué de cada asunto y su punto de control en la toma de decisiones.
Antes, hace unos años, no muchos, las conciliaciones bancarias
las preparaba el contador una vez al mes, porque el ritmo de vida así era,
pausado, toma de decisiones con tiempo de sobra para decidir, ahora no, antes
el estado de cuenta bancario llegaba por correo tradicional al mes, ahora no,
ahora hay la posibilidad de descargar los movimientos de la cuenta bancaria por
medio del web site de la institución financiera; dado este contexto no es
excusa tener conciliaciones bancarias atrasadas, la conciliación bancaria debería
ser presentada adjunta al “informe de disponibilidades en caja y bancos” (cuando se trata de empresas grandes en su dimensión de
operaciones) o al informe de los saldos en bancos cuando no se manejan muchas
cuentas, esto es cada día o periodo pre-establecido, no esperar el fin de mes.
Es importante y necesario tener claro la cantidad de dinero con
que contamos en el banco (además de saber los compromisos de efectivo que
tenemos, esto debería presentarse en un “cash flow” semanal) para
honrar las deudas, y deudas son todas: los salarios, pagos a proveedores, los
servicios públicos, gastos de mantenimiento, etc.
La conciliación bancaria es una herramienta de “prueba de acido”, su adecuada preparación ayuda a la gerencia o dirección a
detectar errores o irregularidades.
Actualmente con los pagos en línea a través de internet, es fácil
cometer errores al momento de aprobar los pagos por parte de las personas que
autorizan, o en un caso extremo podrían haber irregularidades en operaciones
bancarias, de ahí que contar con una buena conciliación bancaria ayuda en parte a
detectar este tipo de problemas, aunque cuando hay “colusión” es difícil detectar
en un primer instante uno de estos asuntos.
Los asuntos que pudieran suceder en el manejo de los datos van y vienen en
ambas direcciones, también los bancos cometen errores porque cualquier sistema
en la nube es vulnerable y sujeto muchas ocasiones a situaciones tales como
hackers, servidores agotados, errores humanos, terremotos, falla en los satélites,
etc.
La conciliación bancaria también es un indicador de cómo anda la
contabilidad (y la empresa o negocio), si tienen (digamos que emiten cheques
para pago, que aún esto se da también) muchos cheques pendientes de cobro, quiere decir que o están engavetados y no se han
entregado a los beneficiarios, bien por falta de dinero para solventar el pago
y si esto ocurre están distorsionando la presentación de los estados financieros, ya
que si no han entregado los cheques los pasivos
aun existen y están disfrazados en las cuentas de
“caja y bancos”, o de haberse
entregado al beneficiario es importante averiguar cuál es la razón de su no cobranza, yo llamaría
por teléfono a los beneficiarios para preguntar qué sucede. El hecho que
existan asuntos pendientes de resolver da la idea que algo no funciona en
contabilidad, en los sistemas o en los métodos que existen para captar la información y procesarla.
En la conciliación existen muchas veces los famosos “remesas en tránsito”, eso no es normal, si se
trata de un dinero que ingreso a la empresa y cuyo “asiento contable” o “partida
de registro” se efectuó pero no se deposito
el dinero en el banco, entonces yo como gerente preguntaría: ¿en donde se resguardo
ese dinero entonces? Y si era el último día hábil entonces si hay que ponerle
cuidado y verificar prontamente que dichos fondos fueron depositados íntegramente
en el primer día hábil que corresponda y en qué lugar quedo resguardado
Un experto en contabilidad que lea este articulo con seguridad dirá
qué para él es un tema sencillo que no requiere ser resaltado, pero por
experiencia en diagnósticos efectuados a diversos clientes puedo asegurar que
los expertos contables son especialistas en presentar información en los reportes
de manera dolosa (no hablo en mal de todos, solo algunos) y también este tema
es de interés para administradores que muchas veces la profesión o experiencia
ha sido en ventas, producción, operaciones pero menos en sistemas de control interno.
Una conciliación es un reporte que nos muestra el saldo de las
cuentas bancarias que muestran los registros del negocio con el saldo que
presenta el banco, ambos se enfrentan o comparan para explicar el porqué de las
diferencias en ambos saldos.
Hemos tenido la experiencia de explicarle a un millonario que porque nunca
su cuenta de bancos era igual en su saldo con el de contabilidad, y convencerlo documentalmente que nadie le
estaba robando, ya que él pedía el saldo bancario al gerente financiero y también
llamaba al banco por teléfono para solicitar el saldo disponible, y esta diferencia se daba no por robo sino que
habían pagos que aún no habían sido cobrados por los beneficiarios y que no aparecían
reflejados en el banco pero si en la contabilidad de la empresa, entendió esta
persona y de ahí ya no tuvo enojos cada vez que solicitaba saldos bancarios a
contabilidad, tuvo otro tipo de enojos pero ya no con entender este asunto de
los saldos bancarios y contabilidad.
En general el gerente o persona a
cargo del negocio es responsable de
exigir la preparación de esta información y asume la responsabilidad en el
manejo de los activos, pasivos y demás recursos de un negocio.
“Oh Señor, tú que dijiste: Dar al Cesar
lo que es del Cesar y a Dios lo que es de Dios,
concédenos la gracia a nosotros
los administradores de que seamos justos en la toma de decisiones y qué lo que és del Cesar pueda ser administrado con tu bendición para que sea un medio de
ejercitar el reino de Dios y su justicia y no un medio para enriquecernos
abusando del derecho de los demás”.
Bendito seas Señor
Gracias Espíritu Santo
Amén
No hay comentarios:
Publicar un comentario